Generalforsamlingen

Hvor og hvornår holder vi årets generalforsamling? Det er en god ide at lægge planlægningen af arrangementet ind som et fast punkt i bestyrelsens årshjul mindst tre måneder før, arrangementet skal finde sted, så der er god tid til at udvikle arrangementet og booke lokaler.

Måske ønsker I at bruge generalforsamlingen til at få flere medlemmer på banen, at hylde de frivillige eller at være mere synlige? Målet er vigtigt for jeres planlægning, og derfor er det afgørende at få det på plads tidligt i planlægningsprocessen.

Få styr på, hvilke frister I skal overholde i forhold til, hvornår I skal indkalde medlemmer og udsende dagsorden. Undersøg også, om der fx er krav til formandens beretning eller andre faste punkter i jeres vedtægter, så I ved, hvilke rammer I kan udfolde jer i. Frygten for ikke at overholde formalia resulterer ofte i en generalforsamling, som risikerer kun at appellere til den samme lille gruppe, men måske har I friere rammer til at udvikle form og indhold, end I selv regner med?

Det kan være en fordel at involvere andre medlemmer end blot bestyrelsen i arbejdet med at arrangere generalforsamlingen, så I forankrer arrangementet bredere i organisationen. Nedsæt et udvalg eller en arbejdsgruppe, som fx rummer medlemmer med særlige kompetencer ift. at arrangere events.

Fællesspisning, underholdning eller en afslutningsfest appellerer ofte til flere end udsigten til en lang aften udelukkende med orienteringer og afstemning. Tænk kreativt, og gør generalforsamlingen relevant for jeres medlemmer. Måske behøver formandens beretning ikke at være en 30 minutters enetale fra podiet, som risikerer at trætte tilhørerne? I stedet kan beretningen fx involvere frivillige eller fokusere på udvalgte fortællinger - fremfor altid at være en slavisk gennemgang af årets begivenheder. Husk også at tilpasse tidspunktet til jeres deltagere. Hvis medlemmer kommer langvejs fra, skal I tage højde for togplan mv. Hvis de fleste medlemmer er børnefamilier, duer det heller ikke at lægge generalforsamlingen om aftenen, efter børnene er puttet.

Den dygtige dirigent er udover at være godt inde i foreningens vedtægter også en dygtig facilitator, der forstår at aflæse rummet og situationen. Sørg for at klæde dirigenten godt på inden generalforsamlingen ved fx at afholde et formøder, så vedkommende er forberedt på potentielle konflikter, kampvalg eller fx særlige muligheder for at få medlemmerne på banen i diskussioner.

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og bestyrelsen har en demokratisk forpligtigelse til at få flest muligt til at møde op og give deres besyv med. Hvis arrangementet skal være relevant for andre end de ti særligt indviede, der plejer at møde frem, skal I - udover relevant indhold - sørge for, at medlemmer og frivillige forstår konsekvenserne – også for deres virkelighed – af de beslutninger der bliver truffet på generalforsamlingen. Beton betydningen, og husk også at gøre opmærksom på arrangementet via netop de formidlingskanaler, som jeres medlemmer bruger til at orientere sig. Hvad enten det er ugeavisen eller sociale medier.

Lokalet er pyntet op, underholdningen er parat, og medlemmerne myldrer ind. Nu ligger der en opgave i at få de fremmødte til at diskutere bestyrelsens forslag og engagere sig i at vælge den næste bestyrelse. I den forbindelse er det vigtigt, at formen på generalforsamlingen ikke bliver for orienterende, så dirigenten afslutter alle forslag med at spørge ” Er der nogen spørgsmål, eller kan vi skride til godkendelse?”. Sæt i stedet gang i samtalen ved fx at inddele medlemmerne i mindre diskussionsgrupper rundt ved bordene. Det tager lidt længere tid, men får flere på banen.

Umiddelbart efter generalforsamlingen skal I samle den nye bestyrelse og få kommende mødedatoer i kalenderne. Det kan også være en god ide hurtig at få udsendt referat, ligesom nogle bevillingsgivere kræver fx årsregnskab, der er underskrevet af dirigenten. Måske er det nemmeste at medbringe en printer, så I klarer det hele på dagen?

Rådene stammer fra CFSA's artikel 9 trin til en vellykket generalforsamling