Hvordan engagerer vi medlemmerne i årsregnskabet og beretningen på  generalforsamlingen?

Selvom årsregnskabet og bestyrelsens beretning er vigtige punkter på generalforsamlingen, er det sjældent, at disse punkter sælger billetter. Som medlem kan det være svært at engagere sig i fremlæggelser af tal i kolonner og rækker, ligesom det kan være svært at holde fokus, når årsberetningen igen i år består af en halv time til tre kvarters monoton oplæsning fra et talepapir. Selvfølgelig er det stærkt karikeret, men er der noget om snakken? Husker I altid at overveje og drøfte, hvordan I kan formidle årsregnskabet og beretningen på en mere levende måde?

I denne måneds spørgsmål til CFSA’s rådgivning giver konsulent og rådgiver Frederikke Korsgaard Bork råd og tips til, hvordan I på forårets generalforsamling kan formidle årsregnskabet og beretningen på andre og nye måder, som i højere grad motiverer og engagere deltagerne i foreningens drift og udvikling.

Sæt rammer på forhånd 

Når I på et bestyrelsesmøde inden den årlige generalforsamling skal forberede præsentationen af både årsregnskab og bestyrelsens beretning, er det en oplagt mulighed at få talt om, hvordan rammerne kan se ud for sådan en præsentation. Hvordan vil I præsentere årsregnskabet og beretningen og hvad er vigtigt at få med? Til at drøfte dette foreslår vi, at I stiller jer selv følgende spørgsmål:

Hvordan formidler I jeres budskab, så alle på generalforsamlingen kan forstå det? Tænk over, om der er medlemmer, som ikke er vant til at læse et regnskab, eller om der er medlemmer, der ikke kender konteksten bag de forskellige beslutninger, handlinger og aktiviteter, som er en del af beretningen. Sørg for at forholde jer til medlemmernes forudsætninger for at forstå det, I vil fortælle.  

Hvem skal præsentere? Det kan være, at jeres vedtægter afgør, hvem der skal præsentere de enkelte punkter på generalforsamlingen. Det kan også være, at I selv kan vælge, hvem der fx skal fremlægge regnskabet. Er der en dygtig formidler blandt jer, som kan omsætte et regnskab til en god fortælling? Tænk også over, at en traditionel tale af forpersonen om årsberetningen, måske ikke stemmer overens med den dialogprægede kultur, I har i hverdagen. Hvis I gerne vil have mere samtale og debat, er det derfor en god ide, at I lader frivillige præsentere aktiviteterne i året, der gik.  

Kan I gøre jeres regnskab mere transparent i løbet af året? I stedet for at vente et helt år med at præsentere regnskabet, kan I vælge at sende korte overblik over økonomien ud løbende - fx kvartalsvis. På den måde får medlemmerne mulighed for at følge med i økonomien - ikke bare på generalforsamlingen men over hele året. I kan også skabe mulighed for, at medlemmerne kan stille opklarende spørgsmål ved et mere uformelt møde forud for generalforsamlingen. Det er ikke alle, der har mod på at stille spørgsmål til selve generalforsamlingen

Hvilke punkter skal I fremhæve og hvad regner I med, at jeres medlemmer spørger ind til? Se kritisk på regnskabet og pluk punkter og tal ud, som er særligt vigtige at fremhæve på jeres generalforsamling. Det kan fx være tal, der repræsenterer et nyt projekt, en ny indtægtskilde eller en uforudset udgift, som medlemmerne måske vil undre sig over. Tænk grundigt over de punkter, I ved eller har en formodning om, at deltagerne på generalforsamlingen er særligt interesseret i at høre om. Det kan I gøre ved at stille jer selv følgende spørgsmål:

• Hvad vil medlemmerne undre sig over? Det kan fx være uforudsete udgifter, særlige prioriteringer eller nye aktiviteter
• Hvad skal medlemmerne fryde sig over? Fremhæv det, I er lykkedes med og skab plads til at fejre det
• Hvorfor er der underskud? Der kan være en god og fornuftig forklaring på et underskud. Det kan fx være, at bestyrelsen har prioriteret at bruge flere penge på en særlig aktivitet eller opgave, fordi det kan afhjælpe udfordringer et andet sted senere hen?

Husk at fejre succeserne: Hvad er I kommet i mål med, og hvad er der sket af særlige gode ting i løbet af året? Sørg for at fremhæve og fejre jeres succeser, da det er med til at skabe ejerskab og engagement. Det kan være, at I skal skåle, spise kage eller indlægge en eller anden form for fejring. Gør plads til at klappe jer selv og hinanden på skuldrene.

Læs også artiklen Brug generalforsamlingen til at nå jeres mål

Skab en fortælling, der fænger 

Der er mange måder, hvorpå I kan præsentere årsregnskabet og beretningen. I det følgende får I vores bud på, hvordan I med udgangspunkt i jeres årsregnskab og bestyrelsesberetning skaber en god og fængende fortælling, der kan engagere forsamlingen.

Tænk over, hvordan de punkter, I vil gennemgå på generalforsamlingen, kan omdannes til en fortælling om foreningens rejse i det seneste år. Hvis I fx har 10 punkter, I skal igennem, skal I prøve at etablere gode overgange mellem de enkelte punkter, så medlemmerne får en forståelse af, hvordan I er kommet fra fx punkt A til punkt B. Gode overgange gør jeres fortælling mere flydende og dermed mere levende.

Det samme gælder, når I skal præsentere årsregnskabet. Et eksempel er, at I gennemgår jeres indtægter og skal fortælle om en ny bevilling, I har modtaget. Fortæl kort om baggrunden for bevillingen. Hvordan fik I den? Eller imødekom spørgsmål til uforudsete udgifter ved at fortælle om de overvejelser, der ligger bag bestyrelsens beslutning.

Sørg for at vise hvilke punkter eller hovedemner, I vil gennemgå, så alle deltagerne på generalforsamlingen allerede fra begyndelsen har et overblik og forstår den røde tråd gennem præsentationen af årsregnskabet og beretningen - og brug gerne visuelt materiale til at styrke jeres fortælling. 

I kan også involvere medlemmer og frivillige til selv at dele deres oplevelser og historier, eller I kan fremlægge gode udtalelser og citater fra frivillige, medlemmer eller aktivitetsdeltagere.

Tre tips, der kan gøre årsregnskab og beretning mere fængende

1. Brug metaforer og billedsprog: Når I præsenterer beretningen og skal skabe en fortælling om en fælles rejse, så beskriv fx, hvordan I ved årets start stod for foden af et bjerg, som I skulle bestige, og at I her et år senere tydeligt kan se toppen af bjerget. I har måske været nødt til at skifte rute undervejs pga. uforudsete hændelser eller sten på vejen.
2. Brug billeder: Inddrag billeder, som I har taget fra aktiviteter, møder og begivenheder i løbet af året. Visuelt materiale øger forståelsen og gør det nemmere for deltagerne at huske vigtige og skarpe pointer.
3. Forbind beretningen og regnskabet i en fælles fortælling: Dette skal I nøje overveje. Hvis generalforsamlingen skal godkende regnskabet, er det ikke sikkert, at I skal bruge 'forbind og fortæl-metoden'. Men tanken med at forbinde præsentationerne af både årsregnskab og beretning, er at styrke oplevelsen af en fælles rød tråd, og at I er på en fælles rejse. I kan fx lægge ud med at fortælle om et punkt fra beretningen og derefter fortælle, hvordan regnskabet spiller ind i dette punkt.

Held og lykke med præsentationen af årsregnskab og beretning på jeres kommende generalforsamling.