Digital generalforsamling: Sådan gør I

Under corona har den traditionelle generalforsamling i foreningerne været udfordret og mange foreninger var og er fortsat optaget af at finde løsninger på, hvordan de kan afholde digitale generalforsamlinger eller årsmøder.

I CFSA's rådgivning modtog vi mange henvendelser om netop digitale generalforsamlinger, som et alternativ til en fysisk ofte nedskaleret eller væsentligt forandret generalforsamling. Mens det for nogle år siden var et middel til at afprøve nye generalforsamlingsformer, der kunne tiltrække flere deltagere, betød corona, at det blev en nødvendighed at tænke i digitale løsninger.

I denne artikel giver vi et overblik over de væsentligste ting, I skal forholde jer til, når I overvejer eller skal til at afvikle en digital generalforsamling for første gang.

Hvad siger vedtægterne? 

Er I medlem af en landsorganisation, paraplyorganisation, får tilskud af kommunen eller har andre nære samarbejdspartnere, så undersøg også med dem, om det er lovligt for jer at afholde generalforsamlingen online. For nogle foreninger kan det være nødvendigt at indhente juridisk rådgivning.

Fælles for alle foreninger er det, at I skal sikre, at alle, der kunne have deltaget fysisk, også skal kunne deltage digitalt. I skal som sagt også sørge for, at alle de forskellige måder at stemme på kan lade sig gøre i et digitalt univers. Det kan både være meget specifikt beskrevne afstemningsmetoder, men også fx muligheder for fuldmagter og brevstemmer.

Afklar spillereglerne for det digitale møde

Foreningers vedtægter er forskellige. Nogle beskriver i detaljer, hvilke regler der gælder for generalforsamlingen og indeholder måske også en særlig forretningsorden for generalforsamlingen, dvs. et sæt spilleregler om, hvordan mødet skal foregå. Andre vedtægter beskriver kun generalforsamlingen i mere overordnede vendinger.

Selvom I ikke tidligere har haft nedskrevne spilleregler fx i form af en forretningsorden for jeres generalforsamling, er det en god ide at have, når I afholder en digital generalforsamling. Det er nemlig med til at tydeliggøre og afklare rammerne for, hvordan mødet kommer til at foregå. Det kan fx være I aftaler, at stemmeafgivning skal give mulighed for at både at stemme for, imod og blankt, så I kan holde helt styr på, at alle har stemt. Spillereglerne kan også indeholde helt konkrete anvisninger til mødedeltagerne. Fx at deltagerne skal slå lyden fra, når de ikke har ordet, at I fører talerliste i chatten osv.

Send spillereglerne eller forretningsordenen ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen, så alle kender de grundlæggende præmisser for mødet. I kan overveje om forretningsordenen formelt skal vedtages som første punkt på dagsordenen efter valg af dirigent. Det er en måde at sikre sig, at alle deltagerne har forholdt sig til rammerne for møde.

Vælg den rigtige form for digital generalforsamling

Der er forskellige muligheder for, hvordan en digital generalforsamling kan se ud:

• Den fuldt digitale generalforsamling, hvor alle deltagerne sidder bag skærmen.

• Den hybride generalforsamling, hvor en gruppe deltagere sidder sammen (fx bestyrelse og dirigent) mens de øvrige deltagere er med digitalt.

• Digitalt som noget ekstra, hvor der afholdes en fysisk generalforsamling, men hvor I også tilbyder, at medlemmerne kan følges generalforsamlingen digitalt.

Der er fordele og ulemper ved alle tre former, og I bør grundigt overveje, hvad der passer bedst til jeres forening og medlemmer. Hvis I kombinerer et fysisk møde med en digital mulighed for at deltage, kan dem, der deltager fysisk opleve, at det går for langsomt, hvis de digitale deltagere også skal inddrages (og der måske er knas med teknikken). Omvendt kan de digitale deltagere opleve, at de bliver koblet af, hvis mødet går for hurtigt, og der er snak i rummet, de ikke kan opfange.

Uanset hvilken model I vælger, er det en god ide, at I sætter jer ind i, hvad god digital mødeledelse er og lægger en plan for, hvordan I kan bruge den viden til gavn for deltagerne. Det kan fx være jeres formand skal understøtte sin mundtlige beretning med en video eller billeder, og at I skal holde flere pauser, end I plejer.

>> Få CFSA's tips til at holde gode digitale møder

Vær meget opmærksom på jeres medlemmers forudsætninger for at kunne deltage i en digital generalforsamling. Er de vant til digitale møder på arbejde eller uddannelse? Eller er det helt nyt for dem? Vi anbefaler altid, at der sættes tid af (mindst en halv time) inden mødestart til at hjælpe alle godt ind i det digitale mødelokale, så de får testet lyd og billede og de har mulighed for at blive introduceret de vigtigste funktioner. I mødeindkaldelsen kan I helt konkret skrive, at I gerne vil have deltagerne til at logge ind en halv time før for at sikre, at alle er klar, når generalforsamlingen begynder.

Mødeplatforme og tekniske hjælpemidler

Når I har besluttet jer for at holde en digital generalforsamling eller et jeres årsmøde online, skal I vælge de rigtige digitale løsninger, som kan opfylde jeres behov for fx at gennemføre afstemninger, gruppedrøftelser ol.

Der findes en lang række platforme, som er relativt lette at lære at bruge – og som I måske allerede har erfaring med. Det gælder fx Zoom, Microsoft Teams og Google Meet. 

Afstemninger, der almindeligvis ville foregå med håndsoprækning, kan I lave enten med håndsoprækning, hvis I er få deltagere, eller hvis I er flere ved at bruge mødeplatformens funktioner.

Afstemninger, der skal være hemmelige, vil formentlige kræve, at I skal finde et andet program, der kan løse dette behov. Det kan fx være Microsoft Forms, Google Forms (evt. opsat med 'adgangskode'), SurveyMonkey, Slido, Assembly Voting, ElectionBuddy, Doodle eller Mentimeter. Større organisationer kan opsætte afstemningsmoduler på deres hjemmesider, mens små organisationer måske vælger at oprette en mailkonto, hvor deltagerne så sender en mail til dirigenten.

Mange digitale platforme og værktøjer er gratis, men med visse begrænsninger. Der kan derfor være behov for at tilkøbe løsninger, som tilgodeser jeres behov.

Endelig bør I overveje, om I kan sikre tilstrækkelig god billede- og lydkvalitet med det udstyr, I allerede har til rådighed. Afhængig af hvor I afvikler jeres møde, kan det også være nødvendigt at opsætte lys som i et studie. Uanset om I køber, lejer eller låner udstyr, er det vigtigste, at I sikrer, at det tekniske ikke spænder ben for en ellers veltilrettelagt generalforsamling.

Test, test, test!

På generalforsamlinger vil der ofte være vigtige spørgsmål til debat, ligesom der kan være personligt engagement og følelser knyttet til afstemninger og personvalg. Derfor er generalforsamlingen uden tvivl årets vigtigste møde i foreningen.

Dårlig lyd, uskarp billedkvalitet eller usikkerhed om, hvordan man får ordet eller stemmer er no go. Derfor er det meget vigtigt, at I tester jeres tekniske set-up grundigt inden mødets start, så I selv er helt fortrolige både med teknikken og mødeformen.

Den bedste måde at gøre det på er at afholde en forkortet generalprøve på generalforsamling. Her kan I fx teste: Kan internethastigheden klare mange deltagere? Hvordan er billede og lyd? Virker lyden, hvis formanden vil supplere sin beretning med en video? Kan vi finde ud af at lave mange skærmdelingsskift mellem fx dirigent, formand og kasserer uden, at det forstyrrer mødet væsentligt?

På dagen for generalforsamling er det en god ide at have en detaljeret dirigentvejledning eller drejebog, der beskriver de forskellige opgaver i forbindelse med afviklingen af mødet. Sørg også for at udpege en person der er behjælpelig og giver teknisk support, når deltagerne oplever problemer. Det skaber tryghed hos deltagerne, og det giver ro på mødet, når I ved, at der er en, der har ansvaret for at svare på praktiske/tekniske spørgsmål.

Uanset hvor godt forberedte I er, kan I ikke gardere jer mod en dårlig internetforbindelse ude hos en deltager. Men I kan overveje en ekstra kanal til dirigenten eller den tekniske support, så deltagerne fx kan sende en sms, hvis uheldet er ude, og en deltager bliver koblet af mødet og ikke kan stemme. Husk under alle omstændigheder at fortælle deltagerne, hvordan de skal forholde sig, når mødet starter.

5 råd til jer, der skal holde digital generalforsamling for første gang 

Når I for første gang skal holde en digital generalforsamling eller årsmøde, anbefaler vi, at I: 

1. Afklar om foreningens vedtægter giver jer mulighed for at holde den digitalt
2. Nedsætter en planlægningsgruppe med frivillige eller ansatte, som har viden om og interesse for IT og digitale platforme 
3. Undersøger medlemmernes forudsætninger for at deltage i digitale møder: Har de prøvet at deltage i digitale møder før? Har de det nødvendige tekniske udstyr? Er de trygge ved den demokratiske afvikling i et digitalt univers?
4. Vælger en mødeplatform som matcher jeres medlemmer, dækker jeres behov i forhold til jeres vedtægter og som I har kompetencer og penge til.
5. Undersøger hvordan de forskellige IT-programmer kan bruges til afstemninger og hvordan de matcher de typer af afstemninger I skal gennemføre på generalforsamlingen.

Sjovt sammen hver for sig

I mange foreninger er generalforsamlingen også en festdag, og en anledning til at ses på tværs af aktiviteter. Det kan medlemmerne godt komme til at savne i den digitale generalforsamling. Men selvom det er digitalt, så kan I godt arbejde på at skabe fællesskab.

Husk at skåle med kaffekopperne undervejs, overvej at lave en sjov quiz eller vise en film. Det kan også være I skal forsøge at gennemføre den traditionelle fællessang ved mødets begyndelse – selvom det er sværere end man skulle tro.