Styrk frivilliges trivsel og motivation med udviklingssamtaler

Udviklingssamtale, forventningssamtale, Walk & Talk om løst og fast. I frivillige sociale organisationer er der mange forskellige tilgange til samtaler med frivillige.

FUS er en forkortelse for FrivilligUdviklingsSamtale, som er de samtaler om behov og ønsker til opgaver og udvikling, som mange foreninger tilbyder deres frivillige. På offentlige og private arbejdspladser kender vi disse samtaler som MUS eller MedarbejderUdviklingsSamtaler.

Ny guide om FUS

En FrivilligUdviklingsSamtale (FUS) kan være et godt redskab til at styrke frivilliges trivsel og motivation og samtidigt få unikke ideer til at udvikle jeres forening.

Vi har samlet CFSA’s anbefalinger til FUS i en ny guide, som giver dig overblik og tips til, hvordan I kan planlægge, afholde og følge op på udviklingssamtaler med jeres frivillige.

Se guiden Udviklingssamtaler med frivillige (FUS)

Nogle frivillige organisationer arbejder systematisk med FUS. Fx ved at indkalde alle frivillige til en årlig og personlig samtale med den daglige leder eller koordinator, mens andre har en mere løbende og uformel kontakt med foreningens frivillige og gennemfører samtaler efter behov, ønsker og udviklingspotentiale.

På CFSA er det vores erfaring, at frivillige – lige som ansatte på arbejdspladser – kan have behov for en mere eller mindre systematisk samtale om rammerne for deres opgaver og ansvar sammen med en leder eller koordinator.

I det følgende tager vi jer gennem fire trin, I kan bruge, når I ønsker at tilbyde jeres frivillige udviklingssamtaler. 

1. Afklar formålet med FUS

Før I går i gang, skal I afklare det overordnede formål med FUS hos jer. Det kan fx være, at I ønsker at:

• Øge den frivilliges oplevelse af at være anerkendt og lyttet til
• Få viden om den frivilliges trivsel og samarbejde med andre i foreningen
• Høre om behov for nye kompetencer eller andre typer opgaver
• Blive klogere på, om den frivillige overvejer at stoppe hos jer og hvorfor
• Få ideer til, hvordan I kan styrke den frivilliges motivation og energi.

Formålet kan også være en del af jeres strategi eller frivilligpolitik om at fastholde frivillige generelt. Det kan også handle om at sikre, at I får feedback og eventuel kritik, der kan styrke foreningens rammer og dialogen med jeres frivillige eller måske ønsker I at få ideer til nye initiativer til gavn for de frivillige og dermed også for jeres brugere og hele foreningens udvikling?

Over tid er antallet af frivillige hos Hverdagsaktivisterne steget. I dag har vi 200 frivillige, som alle er mennesker med handicap. I den proces har det været vigtigt for os at bibeholde den nære og gode relation til alle vores frivillige og give dem mulighed for at udvikle sig personligt. Derfor har vi været optaget af FUS. Vores erfaring er, at samtalerne både understøtter, at vi kan fastholde vores frivillige, og at vi samtidig får værdifulde ideer og input til, hvordan vi fremadrettet skal drive Hverdagsaktivisterne. Derfor er FUS nu et fast integreret tilbud til alle frivillige hos os

2. Planlæg et godt FUS-forløb

Når I har besluttet jer for at afholde FUS, er det vigtigt, at I planlægger et godt forløb, så samtalen bliver en god oplevelse for alle.

Beslut, hvem der skal planlægge samtalernes indhold, ramme og opfølgning. CFSA anbefaler, at FUS afholdes af en person, som både kender den frivillige og opgaverne generelt og som har mulighed for at justere både opgaver og samarbejde. Det er derfor ofte oplagt, at det er en frivilligleder, frivilligkonsulent eller aktivitetsleder, der inviterer til FUS og holder selve samtalen.

Derefter skal I beslutte om FUS skal være obligatorisk eller et tilbud – og om FUS er for alle frivillige, eller kun for bestemte grupper.

I nogle foreninger kan dette være et punkt til diskussion og beslutning i bestyrelsen. I andre foreninger beslutter sekretariatet forløbet og orienterer bestyrelsen kort. I foreninger uden eller med få ansatte er det ofte bestyrelsen, som sætter FUS-initiativet i søen. Under alle omstændigheder anbefaler CFSA, at I inddrager de frivillige selv i beslutningerne og planlægningen ved fx at oprette en FUS-gruppe.  

I Røde Kors i Danmark har vi mange forskellige aktiviteter og knap 2.000 frivillige aktivitetsledere. I forbindelse med kurser for de frivillige aktivitetsledere, taler vi blandt andet om fordelene ved at gennemføre systematiske frivilligsamtaler, og hvordan man kan gøre i praksis. Vi taler også om, i hvilke aktiviteter der kan være barrierer for, at en egentlig FUS giver mening. Derudover har vi udarbejdet en guide med råd og tips om rammesætning og spørgsmål til samtalen, som den enkelte aktivitetsleder kan bruge, hvis han eller hun vælger at tilbyde udviklingssamtaler. Hos os er det de frivillige aktivitetsledere, som har kontakten, og kender de frivillige i aktiviteten. Det er derfor den enkelte frivillige aktivitetsleder, som bedst kan vurdere, om det er relevant at tilbyde en fast årlig samtale til de frivillige i den pågældende aktivitet som et supplement til den løbende kontakt. 

3. Rammesæt indholdet i en FUS

Der er ikke noget facit for, hvordan en FUS skal foregå. Det vigtigste er, at samtalen er en god og meningsfuld oplevelse, som er relevant for den frivillige og for foreningen.

Vi anbefaler, at I har en vifte af åbne og velplanlagte spørgsmål, som rammesætter samtalen. Derefter kan I tale om, hvordan den frivillige har det, ønsker til (andre) opgaver eller forslag til ændringer i rammer, struktur eller indhold i de aktiviteter, som den frivillige deltager i.

I kan afslutte FUS med en åben fælles samtale om foreningens udvikling, hvor den frivillige kan komme med ideer og forslag til foreningens udvikling mere generelt.

Tænk nøje over, hvordan I rammesætter samtalen, så den passer til jeres formål, den frivilliges opgaver og den tid, I og den frivillige vil bruge på samtalen.

I CFSA’s nye guide Udviklingssamtaler med frivillige (FUS) er et forslag til en skitse med spørgsmål og struktur for FUS, som I kan tage udgangspunkt i, hvis I vil tilbyde udviklingssamtaler til  frivillige i jeres frivillige aktiviteter, forening eller organisation.

4. Følg op på FUS

FUS skaber forventninger hos den frivillige. Derfor er det vigtigt, at I ikke efterlader samtalen uforløst. I skal forholde jer til den viden, I har fået, og overveje, hvordan I følger op - både ift. den frivillige, frivilliggruppen og hele foreningen. Er der noget, I skal ændre? Er det akut eller kan det vente? Er det noget, der fx skal vendes i bestyrelsen eller med frivilliggruppen?

Sørg for at indgå aftaler, men vær realistiske. Det kan være, det giver mening at følge op et par gange i løbet af et år, men det kan også være, at én gang om året er nok.

Artiklen er en forkortet version af CFSA’s guide Udviklingssamtaler med frivillige FUS